Общие правила заполнения товарно-транспортной накладной

В настоящее время значительная часть грузоперевозок выполняется коммерческими предприятиями, причем немалое место в этой деятельности принадлежит небольшим автотранспортным фирмам и индивидуальным предпринимателям.
Именно небольшие автотранспортные предприятия, которые еще не имеют такого большого опыта работы на рынке транспортных услуг, как крупные автокомбинаты (бывшие государственные), чаще всего сталкиваются с проблемами недостаточно корректного оформления документов, сопровождающих груз, что вызывает сложности во взаимоотношениях с государственными контролирующими органами.
Правильное оформление товарно-сопроводительных документов важно и для предприятий, пользующихся услугами транспортных организаций.
Поэтому мы считаем полезным напомнить основные правила оформления товарно-транспортных документов.
Отношения по перевозке грузов автомобильным транспортом регламентируются нормами Гражданского кодекса РФ.
Кроме того, продолжает действовать с изменениями и дополнениями Устав автомобильного транспорта РСФСР (УАТ), утвержденный Постановлением Совета Министров РСФСР от 08.01.69 N 12.
На основании УАТ приняты Общие правила перевозок грузов автомобильным транспортом (утверждены Минавтотрансом РСФСР 30.07.71), а также правила выполнения отдельных видов перевозок, обязательные для применения всеми перевозчиками на территории РФ.
Организации (изготовители товаров, а также торгующие) могут перевозить грузы как собственным транспортом, так и пользуясь услугами организаций-перевозчиков, с которыми должен быть заключен договор перевозки.
По договору перевозки груза перевозчик обязуется доставить переданный ему отправителем груз в пункт назначения и выдать его получателю, а отправитель обязуется уплатить за перевозку установленную договором плату.
Условия перевозки товаров и ответственность сторон по перевозкам определяются соглашением сторон, если иное не установлено законодательством.
С транспортной организацией может быть заключен не только разовый, но и долгосрочный договор на перевозки на любой срок, например на месяц, квартал, год, или же стороны договариваются подавать разовые заказы (по любым каналам связи), принимаемые перевозчиком к исполнению.
 
Общие правила оформления товарно-транспортной накладной
 
Для организации (предпринимателя), осуществляющей перевозку груза, оформление и наличие у водителя путевого листа и перевозочных документов является обязательным.
К перевозочным документам относится прежде всего товарно-транспортная накладная (ТТН) по форме N 1-Т, которая утверждена Постановлением Госкомстата РФ от 28.11.97 N 78 "Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету работы строительных машин и механизмов, работ в автомобильном транспорте".
ТТН предназначена для учета движения товарно-материальных ценностей (ТМЦ) и расчетов за их перевозки на территории РФ и, как правило, оформляется грузоотправителем.
Однако по согласованию сторон документ может составляться и перевозчиком.
Товарно-транспортная накладная состоит из двух разделов - товарного и транспортного (см. пример заполнения товарно-транспортной накладной).
Товарный раздел определяет отношения между отправителем и получателем груза и служит для списания ТМЦ со склада у грузоотправителя и оприходования их на склад грузополучателя.
Транспортный раздел отражает отношения между грузоотправителем - заказчиком автотранспортных услуг с организацией - владельцем этого транспорта, выполняющим перевозку грузов, и служит для учета транспортных работ и расчетов за оказанные услуги по перевозке грузов и другим сопутствующим работам.
Таким образом, ТТН выполняет одновременно несколько функций.
Правильное оформление товарно-транспортной накладной важно и для отправителя, и для получателя груза, поскольку ТТН является документом, подтверждающим выполнение грузоотправителем своих обязанностей перед грузополучателем в соответствии с заключенным между ними договором.
ТТН составляется грузоотправителем для каждого грузополучателя отдельно на каждую поездку автомобиля с обязательным заполнением всех реквизитов (незаполненные поля прочеркиваются). Если на одном автомобиле одновременно перевозится несколько грузов в адрес одного или нескольких получателей, ТТН выписывается на каждую партию грузов и каждому грузополучателю в отдельности.
Как правило, ТТН выписывается в четырех экземплярах.
Первый экземпляр остается у грузоотправителя и предназначен для списания ТМЦ со склада.
Второй, третий и четвертый экземпляры заверяются подписями и печатями (штампами) грузоотправителя, подписью водителя и вручаются водителю.
Второй экземпляр сдается водителем грузополучателю для оприходования ТМЦ.
Третий и четвертый экземпляры, заверяемые подписями и печатями (штампами) грузополучателя, сдаются в бухгалтерию транспортной организации.
Третий экземпляр, служащий основанием для расчета платы за перевозку, транспортная организация прилагает к счету за перевозку и высылает плательщику-заказчику.
Четвертый экземпляр прилагается к путевому листу и служит основанием для учета транспортной работы и начисления заработной платы водителю.
Грузоотправитель может выписывать дополнительные экземпляры ТТН, количество которых устанавливается участниками договора.
В зависимости от особенностей товаров к ТТН могут прилагаться другие документы, следующие с грузом.
 
Заполнение ТТН грузоотправителем
 
Рассмотрим общий случай оформления ТТН, когда товар перевозит специализированная организация, оказывающая транспортные услуги.
Сначала часть реквизитов ТТН заполняется грузоотправителем до прибытия автомобиля под погрузку.
В заголовочной части ТТН грузоотправитель проставляет дату ее составления и присваивает ей номер.
Кроме этого заполняются следующие данные:
- наименование грузоотправителя, грузополучателя и плательщика транспортных услуг (в нашем примере плательщиком выступает грузоотправитель);
- их реквизиты - такие, как адрес, номер телефона и расчетный счет организации, оплачивающей транспортную работу, а также коды ОКПО отправителя и получателя груза).
Далее переходим к товарному разделу, в котором заполняется таблица данных о товаре (коды, номенклатура, количество, цена, наименование, единицы измерения, упаковка, количество мест и масса, сумма, пр.).
В тех случаях, когда для списания ТМЦ у грузоотправителя и оприходования их у грузополучателя требуются помимо указанных в ТТН дополнительные характеристики отгружаемых товаров, к ТТН могут прилагаться специализированные формы, например товарная накладная по форме ТОРГ-12, утвержденная Постановлением Госкомстата России от 25.12.98 N 132 "Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету торговых операций".
В этом случае в таблице товарного раздела ТТН указывается, что в качестве товарного раздела приложена специализированная форма, без которой ТТН считается недействительной и не должна применяться для расчетов между грузоотправителем и грузополучателем и для учета транспортной работы.
При выдаче грузоотправителем документов, определяющих качество груза и взаимоотношения поставщика и покупателя (например, сертификаты, счета, счета-фактуры, счета-проформы, удостоверения, свидетельства и т.д.), которые перечисляются в строке "Приложение", водитель обязан принять эти документы и передать их вместе с грузом грузополучателю.
Следует также иметь в виду, что при приемке груза, перевозимого навалом, насыпью, наливом или в контейнерах, в ТТН должна быть указана масса такого груза в тоннах (с точностью до 0,01). При приеме к перевозке тарно-штучного груза в ТТН следует обязательно указывать только общее количество и маркировку грузовых мест.
Если накладная состоит более чем из одного листа, то указывается количество листов продолжения, номера их бланков и номера записей. Указывают также общее количество наименований товара, количество мест, массу груза, наценку, сумму складских расходов и общую сумму "Всего к оплате".
В строке "Всего на сумму" прописью записывают общую стоимость отгруженных товаров, а в строке "Отпуск разрешил" указывается должность лица, ответственного за отгрузку товарно-материальных ценностей, которое своей подписью удостоверяет правильность сделанных записей и разрешает произвести отправку груза грузополучателю.
В соответствующем поле ставит свою подпись и главный бухгалтер.
В транспортном разделе указываются наименование транспортной организации и ее реквизиты, наименование и реквизиты организации, которая будет оплачивать услуги по перевозке, а в строках "Пункт погрузки" и "Пункт разгрузки" - соответствующие адреса.
В таблице "Сведения о грузе" грузоотправитель до прибытия автомобиля под погрузку может:
- в графе 1 "Краткое описание груза" - указать наименование груза;
- в графе 2 "С грузом следуют документы" - вписать наименования и номера документов, прилагаемых к ТТН (сертификатов, удостоверений, свидетельств и т.д.). Указанные документы водитель-экспедитор обязан принять и передать вместе с грузом грузополучателю;
- в графе 3 "Вид упаковки" - записать сокращенно вид тары, в которой перевозится груз (например: "ящики", "коробки", пр.). При предъявлении к перевозке неупакованного груза указывается сокращенно "н/у";
- в графе 4 "Количество мест" - указать количество мест отдельно по каждому из приведенных в графе 1 наименованию груза и по каждому виду упаковки. При перевозке грузов пакетами на поддонах указывается количество пакетов, при перевозке грузов навалом, насыпью или наливом вносится соответствующая запись и количество мест не указывается.
После прибытия автомобиля на основании предъявленного водителем путевого листа и других необходимых документов грузоотправитель заполняет остальные реквизиты ТТН.
В транспортном разделе вписываются дата и номер путевого листа и все необходимые реквизиты прибывшего под погрузку автомобиля, такие, как фамилия, имя и отчество водителя, реквизиты лицензионной карточки, подтверждающей право заниматься грузоперевозками, марка автомобиля и его государственный номерной знак и др. Если какой-либо реквизит отсутствует, то ставится прочерк.
В таблице "Сведения о грузе" указываются:
- в графе 5 - способ, которым определена масса груза. При взвешивании груза на весах должен быть указан тип весов (товарные весы, автомобильные весы и др.). Если вес груза определен по стандарту, замеру или расчетным путем, в графе производится соответствующая запись. Масса груза и количество грузовых мест определяются совместно грузоотправителем и перевозчиком техническими средствами грузоотправителя.
(Графы 6 "Код груза" и 8 "Класс груза" заполняет организация-перевозчик.);
- в графе 9 "Масса брутто" - масса груза в тоннах с точностью до 0,01 по видам наименований перевозимых грузов и общая масса груза.
При оформлении нескольких ездок с грузом по одной ТТН в строке "Количество ездок, заездов" указывается общее количество выполненных ездок.
Если перевозка грузов осуществляется под пломбой грузоотправителя (крытые фургоны, контейнеры, цистерны и т.п.), то в ТТН в соответствующих полях под таблицей "Сведения о грузе" ставятся оттиски пломбы.
Если при приемке груза получателем окажется, что пломба была повреждена, то составляется акт и в ТТН в разделе "Отметки о составленных актах" делается соответствующая запись.
В строке "Сдал" ниже таблицы "Сведения о грузе" материально-ответственное лицо грузоотправителя своей подписью удостоверяет сдачу груза водителю, а в следующей строке за прием товара к перевозке расписывается водитель.
В разделе "Погрузочно-разгрузочные операции" грузоотправитель заполняет реквизиты по погрузочным работам: наименование организации, выполняющей погрузочные операции (в нашем примере это сам грузоотправитель), способ погрузки (ручной, механизированный и т.д.), наименование механизма, которым выполнены погрузочные работы, и его характеристики (грузоподъемность, емкость ковша и т.д.), затем проставляет время прибытия автомобиля под погрузку и убытия после ее окончания.
Временем прибытия под погрузку считается время предъявления водителем путевого листа у въездных ворот (контрольно-пропускного пункта).
Временем убытия автомобиля из-под погрузки считается время подписания и передачи ТТН водителю.
Если в одной ездке груз отгружается по нескольким ТТН, то время прибытия под погрузку записывается в первой из них, а в остальных в соответствующих графах ставятся прочерки.
В товарном разделе в строке "Отпуск груза произвел" записываются должность и ФИО представителя грузоотправителя, выдавшего груз к перевозке, ставится его подпись и штамп (печать) и, таким образом, удостоверяется правильность всех данных в ТТН, а также выдача груза к перевозке.
В строке "Груз к перевозке принял" записывается ФИО водителя (экспедитора), который своей подписью заверяет прием грузов к перевозке, а в поле "По доверенности N" - номер доверенности, дата и название организации-перевозчика, которая ее выдала.
Груз считается принятым к перевозке после передачи водителем грузоотправителю подписанного им экземпляра ТТН.
 
Заполнение ТТН грузополучателем
 
Грузополучатель после доставки и приемки груза от водителя в трех экземплярах ТТН заполняет следующие реквизиты.
В транспортном разделе грузополучателем заполняются:
- реквизиты по разгрузочным операциям: наименование организации, выполняющей разгрузку (в нашем примере - это грузополучатель), способ разгрузки, время прибытия автомобиля под разгрузку и убытия после ее окончания;
- в строке "Сдал водитель-экспедитор" водитель-экспедитор своей подписью удостоверяет сдачу груза грузополучателю;
- в строке "Принял" (ниже таблицы "Сведения о грузе") проставляются должность, ФИО лица, принявшего груз, подпись этого лица, а также штамп грузополучателя, чем и удостоверяется прием груза.
Материально ответственное лицо, осуществляющее приемку товара, ставит свою подпись также и на других товаросопроводительных документах, следующих вместе с грузом, и заверяет ее круглой печатью организации.
После приема товара по количеству и качеству грузополучатель в товарном разделе ставит свою подпись в строке "Груз получил грузополучатель".
В случае несоответствия фактического наличия товаров или отклонения по качеству, установленному в договоре, данным, указанным в сопроводительных документах, должен составляться акт, который является юридическим основанием для предъявления претензий поставщику.
В ТТН следует сделать отметку о составлении акта.
Грузоотправитель и грузополучатель несут ответственность за все последствия неправильности или неполноты сведений, указанных ими в ТТН .
Автотранспортные предприятия имеют право проверять правильность этих сведений.
Второй экземпляр ТТН остается у грузополучателя и служит основанием для оприходования товаров и проведения взаиморасчетов с грузоотправителем.
Третий и четвертый экземпляры ТТН , заверенные подписями и печатями грузоотправителя, грузополучателя и водителя, вместе с путевым листом водитель сдает диспетчеру (или в бухгалтерию) организации-перевозчика.
 
Заполнение ТТН организацией-перевозчиком
 
После доставки груза по назначению на сданных водителем диспетчеру (или в бухгалтерию) экземплярах ТТН в разделе "Прочие сведения" записываются:
- в графах 20-24 - расстояние перевозки груза;
- в графе 25 - код экспедирования груза;
- в графах 26 и 27 - суммы, начисленные водителю за выполненную транспортную работу;
- в графах 29 и 30 - поправочные коэффициенты к зарплате водителя (для изменения расценок водителю) и к основному тарифу.
Раздел "Прочие сведения" заполняется для того, чтобы рассчитать стоимость услуги по перевозке и предъявить счет заказчику транспортной услуги.
Поскольку в данной статье рассматривается заполнение ТТН грузоотправителем и грузополучателем, а расчет стоимости транспортных услуг входит в компетенцию перевозчика в соответствии с заключенным договором на оказание транспортных услуг, в нашем примере поля "Таксировка и Расчет стоимости" за оказание услуг по перевозке не заполнялись.
В соглашении перевозчика с грузоотправителем и грузополучателем может предусматриваться участие водителя в погрузке и разгрузке грузов с соответствующей оплатой его труда.
Погрузка и разгрузка считаются законченными после вручения водителю правильно оформленных товарно-транспортных документов на погруженный или выгруженный груз.